Programme Assistant

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Publiée le 06.09.2019

Entreprise

Site Internet: http://www.td.undp.org/content/chad/fr/home.html
Secteur d´activité:
Activités associatives
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Le PNUD est présent dans plus de 170 pays et territoires. Il est l’un des principaux organismes multilatéraux de développement contribuant à... lire la suite

Détails de l'annonce

Poste proposé : Programme Assistant

Nous recherchons un Programme Assistant.

Missions

  • Assure un fonctionnement efficace et efficient du bureau du/de la RRA (P) en se focalisant sur l’atteinte des résultats suivants :
  • Accueil des visiteurs, et répond au téléphone, en observant les procédures de sécurité et respectant le protocole ; 
  • Gestion du calendrier du superviseur, contacts avec les visiteurs de haut niveau, prises de rendez-vous et réunions, avec une totale confidentialité ;
  • Préparation et organisation des réunions de travail, établissement de comptes rendus (s’il y a lieu)Préparation de documents d'information de haute qualité pour les rendez-vous, réunions et missions du superviseur ; 
  • Maintien d’une base de données des donateurs et des contacts officiels ; 
  • Gestion des missions et calendrier du/de la RRA (P)  en s’assurant de la cohérence avec les autres calendriers de la Direction ; 
  • Prise de notes pour la rédaction des correspondances, des directives, des comptes-rendus de réunions, des observations à la signature et de du/de la RRA (P), en assurer le suivi en cas de besoin ;
  • Maintien des stocks nécessaires de fournitures de bureau,
  • Remplacement, de façon routinière, si besoin est, de l’Assistant (e) d’un autre membre de la Direction, ou le préposé au registre, en cas d’absence.
  • Assure une communication efficace et fluide au sein du Bureau, et soutient les activités de la Section de Programme du PNUD au Tchad en mettant l’emphase sur l’atteinte des résultats suivants :
  • Assure de façon routinière le secrétariat et le suivi des recommandations des réunions de la Section de Programmes des réunions conjointes Programme/Opérations;
  • Veille au suivi et le renvoi des dossiers confiés ou destinés à la signature/approbation du/de la RRA dans les délais requis ; 
  • Assure le suivi des plans d’action et rapports d’activités;
  • Procède à la mise en place d’un système d’archivage efficace et confidentiel des dossiers ; 
  • Coordination de la circulation de l'information au sein du bureau et suivi des dossiers notamment par voie éléctronique (e-registry); 
  • Filtre les appels entrants et des correspondances ;
  • Met à jour les répertoires et listes du SNU et du Bureau.
Profil recherché pour le poste : Programme Assistant
  • Études secondaires ;
  • Certificat en administration ou secrétariat;
  • Un Diplôme universitaire en administration des affaires ou publique est un avantage.
  • 5 années d’expérience pertinente en gestion ou service de soutien à un programme important dans une organisation internationale (Agence de coopération, Organisation des Nations Unies, Organisation non-Gouvernementale) œuvrant dans le domaine de l’assistance humanitaire, de la coopération au développement ou de la consolidation de la paix ;
  • Expérience dans l’utilisation des ordinateurs et de logiciels de bureautique (MS Word, Excel, Outlook, etc.).
  • Compétence en utilisation de systèmes de gestion en ligne.
  • Capacité à travailler régulièrement sous pression et à prioriser efficacement ses tâches.
  • Une parfaite maîtrise du français et une très bonne connaissance de travail de l'anglais des organisations internationales.
Critères de l'annonce pour le poste : Programme Assistant
Métier:
R&D, gestion de projets
Secteur d´activité:
Activités associatives
Type de contrat:
CDD
Région:
Abéché - Am Timan - Amdjarass - Ati - Bardaï - Biltine - Bol - Bongor - Doba - Fada - Faya-Largeau - Goz Beïda - Koumra - Laï - Mao - Massakory - Massenya - Mongo - Moundou - Moussoro - Ndjamena - Pala - Sarh
Niveau d'expérience:
Expérience entre 5 ans et 10 ans
Niveau d'études:
Bac+3
Langues exigées:
anglaiscourant
françaiscourant
Nombre de poste(s):1

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