Associé(e) à la Logistique (LTSH), Fixed Term -G6, N'Djamena - Tchad

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Publiée le 05.10.2019

Entreprise

Site Internet: http://wfp.org/countries/chad
Secteur d´activité:
Activités associatives
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Détails de l'annonce

Poste proposé : Associé(e) à la Logistique (LTSH), Fixed Term -G6, N'Djamena - Tchad

Nous recrutons un Associé(e) à la Logistique (LTSH), Fixed Term -G6, N'Djamena - Tchad.

Missions:

En étroite collaboration et sous la supervision technique du chargé de la gestion des fonds Logistiques, il/elle agira comme chef d'équipe de facturation et assistera dans la gestion des fonds Logistique, principalement LTSH : Il/elle aura à assumer les tâches suivantes :

  • Assister le chargé de la gestion des fonds dans la gestion de fonds Logistique, de la budgétisation au contrôle de la disponibilité de fonds et l'utilisation adéquate de ceux-ci, dans l'objectif de pourvoir un appui continu aux opérations logistiques ;
  • Agir en conformité avec les politiques / procédures du PAM et en particulier les objectifs et stratégies de l'unité Logistique pour mieux les intégrer dans les opérations
  • Veiller à ce que les budgets de projets (volet Logistique) soient préparés en conformité avec les directives et procédures en place.
  • Préparer les matrices SC ( Supply Chain ) en liaison avec le bureau Régional et le Siège ( HQ ) ODLT pour approbation ;
  • Participer à la révision des budgets de projets et participer aux réunions de PRC ( Projet Review committee ) ; suivre les correspondances commerciales ou requêtes par e-mail ou sur SPA etc.. Et aider à la formulation de réponses/ explications ;
  • S'assurer que les systèmes de gestion en place sont mis en exécution et que les informations sont sauvegardées et exploitées / partagées ;
  • Faire une analyse approfondie d'état financier de projets sur une base régulière et alerter sur toutes irrégularités avec des recommandations et mesures d'ajustement ;
  • Produire d'autres rapports à la demande, ex. sur l'état logistique de Projet vis à vis de la consommation des fonds…
  • Vérifier régulièrement les dépenses effectue sur le LTSH et assister dans la projection d'emploi de ressources selon les priorités opérationnelles ; rapporter à la hiérarchie toute chose nécessitant une attention particulière.

AUTRES RESPONSABILITÉS

  • En cas d'absence du Chargé de la Gestion des fonds Logistique, agir en tant que chef d'équipe de facturation au bureau de Pays et assurer un appui aux autres sites/ Sous-Bureaux en matière de facturation, LESS Module etc.
  • Assurer l'enregistrement à temps des obligations (pre/commitments ) dans le système SAP ( WINGS ) et initier / obtenir des releases requis ;
  • Compiler les demandes des releases CD des enregistrements des obligations PO (purchase Order ) des sous bureaux et les soumettre pour release CD.
  • Veiller à l'enregistrement ponctuel ou mensuel des GRs pour les biens et services reçus par la Logistique conformément aux exigences IPSAS.
  • Veiller au suivi de factures ( invoice tracking ) et détecter toutes irrégularités ou goulot d'étranglement ; assumer en cas d'absence de la personne en charge de la gestion des factures au sein de la Logistique ;
  • Initier ou vérifier les analyses de factures ainsi que les demandes de paiement avant de les soumettre à l'approbation du Chef / Chargé de la Logistique ;
  • En cas d'erreur ou manque de données LESS ou sur les documents, informer la/les Section (s ) concernée pour concernées pour correction ou mise à jour ;
  • Participer aux réunions au sein de la Logistique ou avec d'autres Unités/ bureaux, eg. Révision de FLA Programme, etc. selon les besoins ;
  • Assister dans l'établissement et la gestion des S/A (Special Acount) de chaque agence humanitaire '' client '' bénéficiaire de services logistique fournis par le PAM et dont les couts sont à recouvrer en totalité (FCR basis) ;
  • Fournir des informations aux autres Unités comme les Finances et programme en rapport avec la Logistique/LTSH eg. Validation des IPF, attribution de code budgétaire, vérification/ fermeture de Pos ouverts, etc.
  • Participer à la vérification des chiffres de rapports standards de projets (SPR/DACOTA annuel ) avant leur approbation ;
  • Travailler en étroite collaboration avec l'unité Finance à la clôture de l'année et/ ou de projets, aider à préparer et faire le suivi de demandes de transfert de ressources (Ressource Transfert) en concertation avec la Section CTS.
  • Contribuer à la bonne gestion de l'aide humanitaire et le contrôle de la qualité pour prévenir sinon recouvrer les pertes
  • Effectuer toute autre tache connexe.
Profil recherché pour le poste : Associé(e) à la Logistique (LTSH), Fixed Term -G6, N'Djamena - Tchad
  • Avoir fait fini des études secondaires. Un diplôme de l'enseignement supérieur est un atout.
  • Au moins trois ans d'expérience professionnelle en qualité d'Assistant dont au moins une année dans le domaine de Logistique, de l'administration, de la comptabilité ou d'autres domaines similaires.
  • Avoir utilisé les progiciels de gestion tel que EXCEL, SAP, SAGE SAARI, WINGS etc.
  • Avoir une connaissance des règles et procédures du PAM en matière de Logistique sera un plus.
  • Maîtrise du français. La connaissance de l'anglais et l'arabe serait un atout.
  • Savoir développer de bonnes relations interpersonnelles, être courtois et travailler avec tact et patience. Être capable de travailler avec des personnes de nationalités et cultures différentes.
  • Proposer des changements visant à rationaliser les procédures de travail pour améliorer l'efficacité de l'équipe et coordonne les efforts de l'équipe pour surmonter les obstacles.
  • Veiller à ce que le personnel de l'unité de travail réponde aux besoins des clients. Anticiper les préoccupations et les besoins des clients, et répondre avec des solutions appropriées.
Critères de l'annonce pour le poste : Associé(e) à la Logistique (LTSH), Fixed Term -G6, N'Djamena - Tchad
Métier:
Transport, logistique
Secteur d´activité:
Activités associatives
Type de contrat:
CDI
Région:
Abéché - Am Timan - Amdjarass - Ati - Bardaï - Biltine - Bol - Bongor - Doba - Fada - Faya-Largeau - Goz Beïda - Koumra - Laï - Mao - Massakory - Massenya - Mongo - Moundou - Moussoro - Ndjamena - Pala - Sarh
Niveau d'expérience:
Expérience entre 2 ans et 5 ans
Niveau d'études:
Bac+3
Langues exigées:
anglaiscourant
françaiscourant
Nombre de poste(s):1

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