Assistant(e) Administratif(ve) NPSA 5(Roster Multiples Duty Station)

Responsabilités :
L’Assistant(e) Administratif(ve) travaillera en étroite collaboration avec les services des opérations des Agences des Nations Unies et aura à assumer les responsabilités suivantes :

• Appui au fonctionnement efficace et efficient du projet ;
• Appui aux services administratifs et logistiques ;
• Facilitation du renforcement des connaissances et du partage des connaissances.
• Assure le fonctionnement efficace et efficient du projet en assurant la réalisation des résultats suivants :
• Crée les réquisitions pour le compte du projet ;
• Organise les réunions internes et externes du projet (participants, salle, pause-café, équipements de réunion) et rédige les comptes-rendus ;
• Assure les correspondances relatives aux activités du projet ;
• Rédige les correspondances ;
• Répond aux demandes d’informations du Siège ;
• Traduire les rapports en francais/anglais selon les besoins
• Assure la dissémination régulière des documents et des informations au niveau des Agences des Nations Unies et des partenaires du projet ;
• Assure la coordination de la circulation des informations entre le projet et le PNUD ;
• Assure la gestion des appels téléphoniques entrant et sortant ;
• Prépare les missions du personnel, les retraites et autres visites ;
• Produit les drafts de correspondance sur demande des superviseurs, mise en forme de documents ;
• Assure l’entretien du système d’archivage et de classement des documents ;
• Assure un système efficient de classement (électronique et papier) de tous les courriers entrant et sortant et des autres dossiers du projet en veillant à la confidentialité des informations.
• Fournit l'appui administratif et logistique efficace, en assurant la réalisation des résultats suivants :
• Assure le suivi de l’entretien régulier des véhicules du projet ;
• Vérifie les déplacements des véhicules et la consommation quotidienne de carburant ;
• Assure la gestion des stocks des fournitures de bureau et du carburant ;
• Assure la coordination des inventaires du projet et transmission périodique des informations à l’Unité Procurement du PNUD ;
• Assure le suivi de la maintenance des systèmes bureautiques et informatique du projet, en collaboration avec les unités de services généraux et de technologies d’information du PNUD ;
• Assure la gestion des absences du personnel en qualité de leave monitor ;
• Assure toute autre tâche selon les besoins et sur demande du supervisuer.
• Facilitation du renforcement des connaissances et du partage des connaissances :
• Participe aux formations destinées au personnel du projet ;
• Contribue aux réseaux de partage de connaissance et de pratiques.

Qualifications minimales de la NPSA réussie
Education

• Éducation secondaire.
• Un diplôme universitaire ou l'équivalent en Gestion administrative, Secrétariat, Bureautique ou dans tout autre domaine apparenté serait souhaitable.

Expérience

• 5 ans d’expérience au niveau local ou international dans le domaine de l’administration ou du secrétariat administratif sont requis ;
• Expérience de travail similaire avec les Nations Unies, organisations internationales, Gouvernement
• Expérience en gestion des équipements (les materiels de projets, l’inventaires, le suivi des équipements et stocks de forunitures), serait un atout
• Excellente maîtrise des logiciels de bureautique (MS Word, Excel, PowerPoint), une bonne connaissance des logiciels de base de données et une connaissance pratique d’Internet ;
• La connaissance du logiciel Atlas serait un atout.

Compétences
Compétences Fonctionnelles :
Gestion des connaissances et de l’apprentissage :

• Démontre une culture du partage des connaissances et de l’expérience ;
• Travaille activement dans le cadre d’un processus d’autoformation continu, suit un plan de formation personnel et met en pratique les connaissances nouvelles acquises.

Développement et Efficacité opérationnelle :

• Capacité à accomplir une gamme variée de tâches liées à la gestion axée sur les résultats, y inclus la collecte et la vérification des données sur les programmes/projets, l’entrée des données en ATLAS, la préparation des révisions, le classement et la fourniture d’informations ;
• Capacité à appuyer la revue et la révision des processus de travail et la mise en place de nouveaux systèmes, y inclus ceux basés sur les technologies de l’information.

Gestion et Leadership :

• Orienté sur les résultats et répond positivement aux critiques ;
• Travaille de manière dynamique et constructive ;
• Aptitude à travailler sous la pression des délais et des résultats.

Orientation vers le Client

• Entretien de bonnes relations avec les clients
• Organise et hiérarchise les horaires de travail pour répondre aux besoins des clients et pour satisfaire les délais ;
• Fait des rapports aux clients internes et externes d`une manière correcte et en temps opportun ;
• Répond rapidement aux besoins des clients. 

Les compétences de base

• Démonstration/sauvegarde de l'éthique et de l'intégrité
• Démontre les connaissances de l'entreprise et un avoir un bon jugement
• auto-développement, et prise d'initiative
• Agir en équipe et faciliter le travail d'équipe
• Faciliter et encourager la communication ouverte dans l'équipe, communiquer efficacement
• Créer des synergies grâce à la maîtrise de soi
• Gérer les conflits
• Apprendre et partager les connaissances et encourager l'apprentissage des autres.
• Faire la promotion de l'apprentissage et de la gestion/ partage des connaissances est la responsabilité de chaque membre du personnel.
• Prise de décision éclairée et transparente

Langues requises        

• Maîtrise de la langue française
• Et bonne connaissance de la langue anglaise, serait un atout.