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Assistant(e) Administratif(ive) et Financier(ère) NPSA6 (Roster)

Publiée le 22.06.2022

Entreprise

Site Internet : https://www.undp.org/
Secteur d´activité :
Activités associatives
Services autres
Services collectifs et sociaux, services à la personne
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Détails de l'annonce

Poste proposé : Assistant(e) Administratif(ive) et Financier(ère) NPSA6 (Roster)

Assistant(e) administratif(ive) et financier(ère) NPSA6 (Roster), Ndjamena, Tchad
Fonctions et Responsabilités
Sous la direction générale et la supervision directe du Chef du projet, l’Assistant (e) Administratif (ive) et Financier (ère) (Roster) sera responsable des tâches suivantes :
Gestion financière

  • Participer à l’élaboration du budget du plan de travail annuel et des plans opérationnels du projet ;
  • Elaborer le plan d’achat annuel et en faire le suivi ;
  • Assister le coordonnateur du projet sur l’application des normes et procédures administratives et financières notamment relative aux requêtes de biens et de servies ;
  • Assurer l’interface entre l’équipe du projet et les services des Opérations/Finances du Bureau Pays
  • Gérer le registre des dépenses en conformité avec les principes et les normes d’opérations du PNUD, mettre à jour les comptes ATLAS de l’équipe de projet avec les unités des approvisionnements et des finances (en conformité avec les normes IPSAS) et assurer le suivi de ces dépenses ;
  • Assurer l’alignement des budgets avec les principes et normes du PNUD et des bailleurs ainsi que le budget pluriannuel du document de projet.
  • Actualiser mensuellement les prévisions budgétaires trimestrielles, annuelles en vue du suivi du taux de décaissement du projet ;
  • Contribuer à l’élaboration des rapports de planification budgétaire et les rapports financiers annuels du projet ;
  • S’assurer de la réception des rapports trimestriels d’exécution programmatique et assurer le contact régulier pour le suivi des rapports narratifs et financiers ;
  • Faire le suivi des exercices d’audit (préparation, conduite et mise en œuvre des recommandations) ;

Gestion administrative

  • Assister le coordonnateur et l’UGP dans la planification, l’organisation et la tenue des réunions et rédiger les comptes rendus ;
  • Contribuer à la rédaction des rapport narratifs et financier des activités du projet ;
  • S’assurer de l’archivage et du classement de l’ensemble de la documentation du projet,
  • Contribuer à l’organisation des comités de pilotage du projet ;
  • S’occuper de l’ensemble des préparatifs de voyage des projets et des consultants recrutés, incluant la préparation des demandes d’autorisation de voyage, les demandes de visa, les réservations d’hôtels, les réservations/confirmations de billets d’avion ;
  • Assister le projet dans la mise en œuvre, dans l’organisation et préparation d’ateliers, séminaires et réunions ;
  • Assurer la transmission des demandes de remboursement des frais de voyages aux Opérations et veiller à leur traitement rapide ;
  • Assurer la complétude des fiches de présence des membres des équipes (leave monitoring, etc.) ;
  • Assurer la liaison avec les services en charge de l’approbation des différentes requêtes/demandes.

Aspects relatifs aux contrats et gestion des correspondances

  • Assister l’équipe du projet dans les procédures de sélection de prestataires, de préparation des cahiers des charges et des contrats, et de suivi de leur exécution : correspondance, documentation et bases de données ;
  • Rédiger des brouillons des correspondances en français et en anglais à la suite d’instructions orales de l’équipe et/ou de sa propre initiative et assurer des travaux de traduction anglais/français selon les besoins ;
  • Maintenir un système de suivi et de classement des courriers pour assurer une action/réaction en temps opportun des équipes ;
  • Vérifier les correspondances, leur relecture, leur exactitude et leur conformité aux normes les rapports et documents à soumettre à la signature des superviseurs ;
  • Maintenir une base documentaire (Sharepoint et Intranet) en tenant compte des règles de confidentialité de l’organisation et optimiser les procédures de classement et d’archivage documentaire.

Gestion des équipements et de la logistique

  • Assurer la mise à disposition des équipements bureautiques et la mise à jour des matériels des projets ;
  • Tenir à jour l’inventaire et le suivi des équipements et stocks de fournitures.

Rapport et compte rendus
Recueillir et compiler des informations en vue de la rédaction des rapports périodiques, trimestriels, annuels narratifs et financiers du projet (activités sous la conduite du superviseur) ;
Participer à l’organisation et au suivi de la collecte d’informations nécessaires aux évaluations annuelles de performance du projet. Contribuer efficacement à l’organisation et à la gestion commune des services, établissement de partenariats avec d'autres projets/programme ou unités du PNUD ;
Appuyer le personnel des finances, des achats et de la logistique du PNUD dans le cadre des activités du projet ;
Sous la direction générale et la supervision directe du Chef du projet, l’Assistant (e) Administratif (ive) et Financier (ère) sera responsable des tâches suivantes :

  • Gestion financière
  • Participer à l’élaboration du budget du plan de travail annuel et des plans opérationnels du projet ;
  • Elaborer le plan d’achat annuel et en faire le suivi ;
  • Assister le coordonnateur du projet sur l’application des normes et procédures administratives et financières notamment relative aux requêtes de biens et de servies ;
  • Assurer l’interface entre l’équipe du projet et les services des Opérations/Finances du Bureau Pays ;
  • Gérer le registre des dépenses en conformité avec les principes et les normes d’opérations du PNUD, mettre à jour les comptes ATLAS de l’équipe de projet avec les unités des approvisionnements et des finances (en conformité avec les normes IPSAS) et assurer le suivi de ces dépenses ;
  • Assurer l’alignement des budgets avec les principes et normes du PNUD et des bailleurs ainsi que le budget pluriannuel du document de projet.
  • Actualiser mensuellement les prévisions budgétaires trimestrielles, annuelles en vue du suivi du taux de décaissement du projet ;
  •  Contribuer à l’élaboration des rapports de planification budgétaire et les rapports financiers annuels du projet ;
  • S’assurer de la réception des rapports trimestriels d’exécution programmatique et assurer le contact régulier pour le suivi des rapports narratifs et financiers ;
  • Faire le suivi des exercices d’audit (préparation, conduite et mise en œuvre des recommandations) ;
  • Gestion administrative
  • Assister le coordonnateur et l’UGP dans la planification, l’organisation et la tenue des réunions et rédiger les comptes rendus ;
  • Contribuer à la rédaction des rapport narratifs et financier des activités du projet ;
  • S’assurer de l’archivage et du classement de l’ensemble de la documentation du projet,
  • Contribuer à l’organisation des comités de pilotage du projet ;
  • S’occuper de l’ensemble des préparatifs de voyage des projets et des consultants recrutés, incluant la préparation des demandes d’autorisation de voyage, les demandes de visa, les réservations d’hôtels, les réservations/confirmations de billets d’avion ;
  • Assister le projet dans la mise en œuvre, dans l’organisation et préparation d’ateliers, séminaires et réunions ;
  • Assurer la transmission des demandes de remboursement des frais de voyages aux Opérations et veiller à leur traitement rapide ;
  • Assurer la complétude des fiches de présence des membres des équipes (leave monitoring, etc.) ;
  • Assurer la liaison avec les services en charge de l’approbation des différentes requêtes/demandes.
  • Aspects relatifs aux contrats et gestion des correspondances
  • Assister l’équipe du projet dans les procédures de sélection de prestataires, de préparation des cahiers des charges et des contrats, et de suivi de leur exécution : correspondance, documentation et bases de données ;
  • Rédiger des brouillons des correspondances en français et en anglais à la suite d’instructions orales de l’équipe et/ou de sa propre initiative et assurer des travaux de traduction anglais/français selon les besoins ;
  • Maintenir un système de suivi et de classement des courriers pour assurer une action/réaction en temps opportun des équipes ;
  • Vérifier les correspondances, leur relecture, leur exactitude et leur conformité aux normes les rapports et documents à soumettre à la signature des superviseurs ;
  • Maintenir une base documentaire (Sharepoint et Intranet) en tenant compte des règles de confidentialité de l’organisation et optimiser les procédures de classement et d’archivage documentaire.
  • Gestion des équipements et de la logistique
  • Assurer la mise à disposition des équipements bureautiques et la mise à jour des matériels des projets ;
  • Tenir à jour l’inventaire et le suivi des équipements et stocks de fournitures.
  • Rapport et compte rendus
  • Recueillir et compiler des informations en vue de la rédaction des rapports périodiques, trimestriels, annuels narratifs et financiers du projet (activités sous la conduite du superviseur) ;
  • Participer à l’organisation et au suivi de la collecte d’informations nécessaires aux évaluations annuelles de performance du projet. Contribuer efficacement à l’organisation et à la gestion commune des services, établissement de partenariats avec d'autres projets/programme ou unités du PNUD ;
  • Appuyer le personnel des finances, des achats et de la logistique du PNUD dans le cadre des activités du projet ;
  • Partager les bonnes pratiques de gestion au sein du projet et au profit des partenaires.

Résultats attendus

  • Les préparatifs pour les missions sont faits à temps ;
  • Les contrats et accords de mise en œuvre des activités du projet sont bien élaborés ;
  • La gestion financière du projet est assurée à travers une bonne tenue des comptes et des systèmes de suivi ;
  • La budgétisation des activités est bien faite dans le système (Atlas) pour permettre une bonne exécution des activités ;
  • Les rapports et compte rendus des réunions sont élaborés dans le temps et de façon exhaustive ;
  • Les équipements du projet sont bien enregistrés et gérés.

Apply Before: 30/06/2022, 04:59 AM

Profil recherché pour le poste : Assistant(e) Administratif(ive) et Financier(ère) NPSA6 (Roster)

Minimum Qualifications of the Successful NPSA
Min. Formation académique

  • Diplôme d’études secondaires en gestion administrative et financière ou domaine équivalent. Un diplôme universitaire dans ce domaine serait un avantage.

Années minimales d’expérience de travail pertinente

  • Au minimum 6 années d’expérience en administration et gestion financière ou/et en services d’appuis aux projets/programmes similaires dans les organisations du système des Nations Unies, les institutions internationales, ONGs.
  • Expérience de travail similaire avec les organisations internationales, Gouvernement
  • Maîtrise parfaite des applications informatiques (Windows, MS Word, Excel), Internet, Réseaux sociaux, Email, etc.
  • Expérience avérée dans l’utilisation de logiciels de gestion administrative et financière.
Critères de l'annonce pour le poste : Assistant(e) Administratif(ive) et Financier(ère) NPSA6 (Roster)
Métier :
Gestion, comptabilité, finance
Transport, logistique
Secteur d´activité :
Activités associatives
Services autres
Services collectifs et sociaux, services à la personne
Type de contrat :
CDD
Région :
Ndjamena
Niveau d'expérience :
Expérience entre 5 ans et 10 ans
Niveau d'études :
Qualification avant bac
Nombre de poste(s) : 1

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